Vezetői hibák, amelyek a kiégéshez vezetnek:
5. A priorizálás hiánya

A „Vezetői hibák, amelyek a kiégéshez vezetnek” cikksorozatban eddig olyan témákról volt szó, mint a mikromenedzsment, a delegálás hiánya, a perfekcionizmus, illetve a határok meghúzásának problémája. Ezúttal egy olyan vezetői hibát mutatok be részletesen, amely észrevétlenül, de biztosan vezet a kiégéshez. Ez a hiba pedig a priorizálás hiánya, vagyis a zavaros, nem megfelelően meghatározott vagy akár teljesen hiányzó prioritások problémája.

A priorizálás hiánya, vagy a rossz prioritások vezetői kiégéshez vezetnek

Miért vezet kiégéshez a priorizálás hiánya?

A vezetők és vállalkozók életében jellemző, hogy sokszor rengeteg feladattal kell szembenézniük egyszerre. A problémák akkor kezdődnek, amikor ezek a feladatok nincsenek fontosság szerint rendezve, nincs mögöttük valódi stratégia, vagy ha folyamatosan változnak az elvárások. Ha minden sürgősnek és fontosnak tűnik egyszerre, a vezető könnyen túlterhelődik, stresszes lesz, és végül kiég.

Ha nem priorizálsz hatékonyan, könnyen egy végtelennek tűnő feladathalmazba kerülhetsz, ahol:

• Folyamatosan „tűzoltó üzemmódban” dolgozol.

• Nem érzed, hogy haladsz előre, mert a legfontosabb dolgok háttérbe szorulnak.

• Időd és energiád nagy része olyan tevékenységekre megy el, amelyek nem visznek közelebb valódi céljaidhoz.

Ez az állapot folyamatos frusztrációt eredményez, ami hosszú távon vezetői kiégéshez vezet.

Hogyan ismerd fel, hogy problémád van a priorizálással?

A zavaros vagy hiányzó prioritások tünetei elsőre talán nem nyilvánvalók, ezért fontos, hogy tudatosítsd a következő jeleket:

• Állandó túlterheltség-érzés:
  Minden nap úgy érzed, rengeteg dolgod van, mégsem jut időd a lényeges feladatokra.

• Folyamatos halogatás:
  A fontos feladatokat folyamatosan hátrébb sorolod, és inkább a gyorsan elvégezhető, kisebb feladatokat részesíted előnyben.

• Döntési bizonytalanság:
  Nehezen döntöd el, melyik feladat fontosabb, ezért ide-oda kapkodsz a feladatok között.

• Krónikus stressz és fáradtság:
  A rendezetlenség érzése állandó stresszforrás, ami hosszú távon egyértelműen vezet a kiégés felé.

Ha ezek a jelek jellemzőek rád, akkor jó eséllyel priorizálási problémákkal küzdesz, ami sürgős megoldást igényel.

Miért kulcsfontosságú a megfelelő priorizálás?

A megfelelő priorizálás nemcsak a hatékonyság, hanem a vezetői egészség és mentális jóllét szempontjából is kulcsfontosságú. Ennek oka, hogy a jól felállított prioritások segítenek abban, hogy tudatosan fókuszálj a lényeges feladatokra, miközben a kevésbé fontosakat delegálod vagy teljesen elengeded.

A hatékony priorizálás legfontosabb előnyei:

• Csökkenő stressz és kiegyensúlyozottság:
  Ha világos, hogy mi a fontos, kevesebb stresszel jár a munka, mert nem kell folyton azon aggódnod, hogy valami lényeges kimarad.

• Növekvő produktivitás:
  A fontos feladatokra koncentrálva hatékonyabbá válsz, mert a megfelelő dolgokat végzed el a megfelelő időben.

• Jobb döntéshozatali képesség:
  A világos prioritások segítenek abban, hogy gyorsabban és hatékonyabban hozd meg a szükséges döntéseket.

• Kevesebb halogatás:
  Ha tisztán látod a feladatok valódi jelentőségét, nem érzed úgy, hogy állandóan „menekülnöd kell” a nehezebb feladatok elől.

Hogyan alakíts ki hatékony prioritásokat, hogy elkerüld a kiégést? – részletes útmutató

A vezetői kiégés egyik gyakori oka a nem megfelelő vagy teljesen hiányzó prioritások felállítása. Ezért rendkívül fontos, hogy megtanuld, hogyan határozd meg a feladataid fontossági sorrendjét. A priorizálás ugyanis nemcsak produktívabbá tesz, hanem jelentősen csökkenti a stresszt, így hosszú távon a kiégés ellen is hatékony védelem. Nézzük meg most részletesen azokat a módszereket, amelyekkel sikeresen beépítheted a priorizálás képességét a mindennapjaidba!

1. Készíts feladatlistát, és rendszerezd fontosság szerint!

Az első lépés, hogy tisztában legyél minden olyan feladattal, amely rád vár. Írd össze őket egy listába, majd használd az úgynevezett Eisenhower-mátrixot, amely egy bevált és egyszerű eszköz a feladatok fontosság szerinti kategorizálására.

Miért érdemes az Eisenhower-mátrixot használni?

• Segít egyértelműen eldönteni, melyik feladat milyen prioritást kapjon.

• Megakadályozza, hogy a kevésbé fontos feladatok felemésszék az idődet.

• Javítja a döntési képességedet azáltal, hogy tisztán látod, mire kell figyelned az adott napon.

Így működik az Eisenhower-mátrix:

Ha ezt a rendszert követed, egyértelműen látod majd, mely feladatokra fókuszálj először, és melyek azok, amelyek nyugodtan várhatnak, vagy teljesen elhagyhatók.

2. Ne engedd, hogy mások határozzák meg a prioritásaidat!

Vezetőként gyakran érhet az a veszély, hogy mások próbálják rád tolni a saját prioritásaikat. Ez különösen jellemző lehet a cégen belüli munkatársak vagy külső partnerek részéről. Ha viszont folyton mások elvárásaihoz igazodsz, könnyen elveszíted saját céljaidat, ami előbb-utóbb vezetői kiégéshez vezet.

Hogyan kerüld el ezt a csapdát?

• Légy tudatos a saját céljaidról: Mindig tarts szem előtt, hogy mely feladatok visznek téged vagy cégedet előre, és tarts ki mellettük következetesen.

• Ne félj nemet mondani: Udvariasan, de határozottan mondj nemet olyan feladatokra, amelyek nem illeszkednek a prioritásaid közé.

• Határozz meg egyértelmű kereteket: Kommunikáld kollégáid felé, milyen feladatokat tartasz prioritásnak, és mik azok, amelyeket nem fogsz átvenni tőlük.

Ha tudatosan alakítod ki prioritásaidat, nem fogsz állandóan külső nyomás alatt állni, ami hosszú távon hatékonyan védi meg mentális egészségedet és energiádat.

3. Naponta frissítsd a prioritásaidat!

Az egyik legfontosabb tényező a priorizálásban, hogy nem egy egyszeri feladat, hanem folyamatos tevékenység. Az üzleti környezet gyorsan változik, a prioritások is folyamatosan átrendeződhetnek.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

• Minden nap szánj rá 10-15 percet:
  Reggel vagy nap végén vizsgáld felül, milyen feladataid vannak, és milyen sorrendben haladj velük. Ez csökkenti a bizonytalanság érzését, és megelőzi a kiégést.

• Rugalmasságra törekedj:
  Az a feladat, ami tegnap még sürgős volt, ma lehet, hogy már nem az. Ne félj változtatni a prioritásokon, ha a körülmények indokolják.

• Maradj következetes a lényeges célokkal:
  Bár fontos a rugalmasság, ne engedd, hogy a stratégiai jelentőségű céljaid háttérbe szoruljanak. Mindig tartsd szem előtt, mi szolgálja hosszú távú sikeredet.

A napi felülvizsgálattal elkerülheted azt a káoszt, ami a feladatok átláthatatlanságából ered. Ezáltal pedig csökken a stressz, javul a hatékonyság, és jelentősen mérséklődik a vezetői kiégés veszélye.

Összegzés: A tudatos priorizálás a kiégés elleni egyik legjobb eszközöd!

Ha vezetőként sikeresen megtanulod és alkalmazod a fentieket, a priorizálás segítségével nemcsak hatékonyabb, de kiegyensúlyozottabb és energikusabb is leszel. Így hosszú távon is sikeresen óvhatod meg magadat a kiégéstől, miközben a vállalkozásodat vagy szervezetedet is eredményesen vezeted.

Ha személyes támogatásomat szeretnéd a kiégés megelőzése és kezelése témájában, akkor jelentkezz coaching ülésre.
Az első, 30 perces konzultáció díjtalan, melynek során áttekintjük az élethelyzetedet
és megbeszéljük az együttműködésünk részleteit.

Minden jog fenntartva kiégés infó weboldal (c) Hollenda Zsolt coach, tréner.

Az oldal tartalmának felhasználása csak Hollenda Zsolt előzetes írásos engedélyével lehetséges.