Vezetői hibák, amelyek a kiégéshez vezetnek:
6. A nem megfelelő időgazdálkodás

A vezetői kiégés kialakulásához vezető tényezők közül az egyik leggyakoribb, ám mégis leginkább figyelmen kívül hagyott hiba a nem megfelelő időgazdálkodás. A cikksorozat korábbi részeiben már részletesen kitértem a mikromenedzsment, a delegálás hiánya, a perfekcionizmus, a határok meghúzásának hiánya, illetve a zavaros prioritások negatív hatásaira. Most a hatékony időgazdálkodás fontosságát és a rossz időbeosztás veszélyeit járom körbe alaposan, hiszen ezek közvetlenül hozzájárulhatnak a kiégéshez.

A vezetői kiégés kialakulásához vezető tényezők közül az egyik leggyakoribb hiba a nem megfelelő időgazdálkodás

Miért vezethet a nem megfelelő időgazdálkodás vezetői kiégéshez?

Az időgazdálkodás nem csupán egy trendi menedzsment-technika, hanem a vezetői teljesítmény és jóllét egyik alapja. Amikor vezetőként nem tudod megfelelően beosztani az idődet, állandó túlterheltség, stressz és frusztráció alakul ki. Ez a helyzet tartós fennállás esetén óhatatlanul kiégéshez vezet.

A nem megfelelő időgazdálkodás mögött a következő problémák húzódhatnak meg:

• Túl sok vállalt feladat
  Túlbecsülöd a rendelkezésre álló időt, és túl sok projektet próbálsz egyszerre kezelni.

• A halogatás problémája
  Nem megfelelően kezelt stressz vagy túl nagy nyomás miatt a fontos feladatokat folyamatosan halogatod.

• Hiányzó vagy nem reális tervezés
  Nincs tiszta elképzelésed arról, mikor, milyen feladatokat kell elvégezned, így állandóan kapkodsz.
  

Ez az állandó stressz, amit a hatékony időgazdálkodás hiánya okoz, szinte garantáltan vezetői kiégéshez vezet hosszú távon.

Hogyan ismerd fel, hogy problémád van az időgazdálkodással?

Az időgazdálkodási problémák sokszor alattomosan jelentkeznek, kezdetben szinte észrevétlenül. Ha a következő tüneteket tapasztalod magadon, érdemes átgondolnod a jelenlegi munkastílusodat:

• Állandó késés és kapkodás: Mindig úgy érzed, hogy időhiányban szenvedsz, és gyakran elkésel találkozókról vagy határidőkről.

• Folyamatos fáradtság: Hiába dolgozol többet, úgy érzed, sosem jut időd a lényeges dolgokra, ezért kimerült vagy.

• Döntésképtelenség: Túlterhelt vagy, ezért nehezen döntöd el, hogy éppen mivel kellene foglalkoznod.

• Krónikus stressz: A nap végén folyamatosan úgy érzed, hogy semmivel sem haladtál előre, ami tartós stresszhez vezet.

Ha ezek közül többet is magadra ismersz, akkor érdemes tudatosan változtatni a jelenlegi időgazdálkodási módszereiden.

Hogyan vezet a rossz időgazdálkodás kiégéshez?

A vezetők gyakran túlbecsülik a rendelkezésükre álló időt, és alábecsülik az egyes feladatok időigényét. Az időgazdálkodás hiánya tipikusan így vezet kiégéshez:

• Állandó túlóra:
  Ha rosszul osztod be az idődet, rendszeressé válnak a hosszú munkanapok, ami mentális és fizikai kimerüléshez vezet.

• Romló teljesítmény és csökkenő önbizalom:
  A túlterheltség miatt csökken a teljesítményed, ami fokozza a stresszt, és aláássa az önbizalmadat.

• Konfliktusok a csapattal:
  Ha vezetőként állandóan stresszes és fáradt vagy, a kommunikációd romlik, türelmetlenné válsz, ezáltal konfliktusokat generálsz.

• Egészségügyi problémák:
  A folyamatos stressz hosszú távon testi tüneteket okoz: alvászavarok, magas vérnyomás, gyengülő immunrendszer jelentkezhetnek.

Fejleszd az időgazdálkodási készségeidet, hogy megelőzd a vezetői kiégést!

Az időgazdálkodás a vezetői siker egyik alappillére, amely segít fenntartani az egyensúlyt, csökkenti a stresszt, és hosszú távon hatékonyan védi ki a vezetői kiégést. Most részletesen bemutatjuk, hogyan tudod fejleszteni időgazdálkodási készségeidet, és hogyan teheted mindennapi rutinod részévé ezeket a módszereket.

1. Készíts reális napi, heti és havi terveket!

A jó időgazdálkodás alapja a hatékony tervezés. Ha nem készítesz előre reális terveket, könnyen az állandó kapkodás spiráljába kerülhetsz, amely folyamatosan növeli a stresszt, és végül kiégéshez vezet.

Hogyan tervezz hatékonyan?

• Írd össze a feladataidat:
  Minden hét elején szánj időt arra, hogy összegyűjtöd a hét során elvégzendő feladatokat. Ezután csoportosítsd őket fontosság és sürgősség szerint.

• Reálisan becsüld meg a feladatok idejét:
  Egy feladat elkészítéséhez általában több idő kell, mint gondolnád. Mindig számolj legalább 20%-kal több időt a váratlan helyzetekre, vagy a feladat elhúzódására.

• Építs be puffer-időket:
  A tervezés során mindig iktass be rövidebb szüneteket, amelyek lehetőséget adnak arra, hogy a feladatok között regenerálódj, vagy kezelj váratlan helyzeteket.

• Rendszeresen vizsgáld felül a terveidet:
  Heti és havi szinten mindig vizsgáld felül, hogy sikerült-e tartani a terveket, és ennek alapján módosíts, hogy egyre pontosabb és reálisabb terveket készíts.

2. Alkalmazz időblokkolást („Time Blocking”)!

Az időblokkolás az egyik leghatékonyabb időgazdálkodási módszer. A lényege, hogy előre meghatározott időblokkokat hozol létre a naptáradban, amelyeket kifejezetten bizonyos feladattípusokra szánsz. Így jobban fókuszálsz, kevésbé szóródik szét a figyelmed, és több feladatot végzel el rövidebb idő alatt.

Hogyan alkalmazd az időblokkolást a gyakorlatban?

• Tervezz előre konkrét időblokkokat:
  Például minden nap délelőtt 9-11-ig dolgozz stratégiai vagy kiemelten fontos feladatokon, délután 13-14 óra között pedig e-maileket kezelj, telefonhívásokat intézz.

• Tartsd be következetesen az időkereteket:
  Ha a naptáradban 11 óráig tart a stratégiai időblokk, ne engedd, hogy más feladatok vagy kollégák megszakítsanak. Ha szükséges, jelezd előre a csapatod felé is, hogy az adott időben ne zavarjanak.

• Alkalmazz fókuszidőket (Pomodoro-technika):
  Ha nagyon összetett vagy koncentrációt igénylő feladatokon dolgozol, alkalmazhatod a Pomodoro-technikát is: dolgozz 25 perc fókuszált munkaidő után 5 perc pihenőt tartva, így elkerülöd a mentális kimerülést.

3. Tanulj meg nemet mondani!

A vezetők számára az egyik legfontosabb készség, hogy nemet mondjanak azokra a feladatokra, amelyek nem illeszkednek a prioritásaikhoz. Ha nem tudsz nemet mondani, hamar túlterhelődsz, ez pedig garantáltan kiégéshez vezet.

Hogyan mondj nemet hatékonyan?

• Vizsgáld meg, valóban neked kell-e elvégezni az adott feladatot:
  Ha úgy látod, hogy a feladatot más is képes elvégezni, delegáld bátran.

• Udvariasan, de határozottan mondj nemet:
  Például így: „Köszönöm, hogy rám gondoltál, de most nincs szabad kapacitásom erre a feladatra.”

• Ne magyarázkodj túlságosan:
  Nem kell minden nemet mondás után részletesen megmagyarázni, miért utasítod vissza a feladatot. A határozottság önmagában elég.

4. Végezz rendszeres időgazdálkodási ellenőrzést!

Ha szeretnéd látni, valójában mire megy el az időd, vezess időnaplót legalább egy hétig. Az eredmény megdöbbentő lehet: rájöhetsz, hogy az időd jelentős része kevésbé fontos vagy időpazarló tevékenységekre megy el.

Hogyan csináld?

• Vezess részletes időnaplót legalább 7 napig:
  Minden tevékenységet írj fel (még az apróságokat is), hogy később pontosan lásd, mennyi időt vett el.

• Elemezd ki a naplót:
  Vizsgáld meg, hogy mennyi időt fordítottál valójában stratégiai feladatokra, és mennyi idő szivárgott el például felesleges megbeszélésekre, e-mailekre, közösségi médiára.

• Végezz korrekciót:
  A felismerések után tudatosan alakítsd át a napi rutinodat, szüntesd meg az időpocsékoló szokásokat, és tervezz tudatosabban.

5. Használj technológiai eszközöket!

Az időgazdálkodásban segítséget nyújtanak különböző technológiai eszközök és mobilalkalmazások, amelyek egyszerűbbé és követhetőbbé teszik a tervezést és a feladatok rendszerezését.

Ajánlott eszközök:

• Trello: Kártyás feladatkezelés, amely egyszerűen követhetővé teszi a projekteket.

• Todoist: Egyszerű, áttekinthető teendőlista-készítő, amely priorizálási lehetőséget biztosít.

• Asana: Nagyobb csapatok, komplexebb projektek követésére alkalmas projektkezelő eszköz.

• Google Calendar: Tökéletes eszköz az időblokkok kialakítására és a naptár alapú tervezésre.

Összegzés: Tudatos időgazdálkodással elkerülheted a vezetői kiégést!

Ha vezetőként tudatosan alkalmazod ezeket az időgazdálkodási technikákat, jelentősen csökkentheted a stresszt, növelheted hatékonyságodat, és hosszú távon is megőrizheted mentális egészségedet. Ezáltal megelőzöd a vezetői kiégést, és kiegyensúlyozottabb, sikeresebb vezetővé válhatsz.

Ha személyes támogatásomat szeretnéd a kiégés megelőzése és kezelése témájában, akkor jelentkezz coaching ülésre.
Az első, 30 perces konzultáció díjtalan, melynek során áttekintjük az élethelyzetedet
és megbeszéljük az együttműködésünk részleteit.

Minden jog fenntartva kiégés infó weboldal (c) Hollenda Zsolt coach, tréner.

Az oldal tartalmának felhasználása csak Hollenda Zsolt előzetes írásos engedélyével lehetséges.