Vezetői hibák, amelyek a kiégéshez vezetnek:
7. A folyamatos multitasking

A vezetői kiégés cikksorozat előző részeiben már olvashattál több olyan vezetői hibát, amelyek hosszú távon mentális, érzelmi és fizikai kimerültséghez vezethetnek. Foglalkoztunk a mikromenedzsmenttel, a delegálással, a perfekcionizmussal, a határok hiányával, a prioritások zavarával, valamint a rossz időgazdálkodással. Most a vezetők körében még mindig gyakran alkalmazott, de rendkívül káros szokással, a multitaskinggal foglalkozunk.

A multitasking hosszú távon erős stresszhez, majd végül kiégéshez vezethet

Miért vezet kiégéshez a multitasking?

A multitasking azt jelenti, hogy egyszerre több feladaton próbálunk dolgozni, azzal a céllal, hogy időt nyerjünk és növeljük hatékonyságunkat. Ez azonban egy rendkívül káros tévhit. Tudományos kutatások bebizonyították, hogy az emberi agy nem képes valódi multitaskingra: valójában csak gyors váltogatás történik a különböző feladatok között, amely rendkívül energiaigényes, és hosszú távon erős stresszhez, majd végül kiégéshez vezethet.

Miért káros vezetőként a multitasking?

• Csökkenő produktivitás:
  A multitasking során folyamatosan újra kell fókuszálnunk figyelmünket, ezáltal elveszítjük hatékonyságunk jelentős részét. A feladatok így lassabban készülnek el, több hibával.

• Növekvő mentális fáradtság:
  Az állandó figyelemváltások nagyon fárasztóak az agy számára. Ez hosszú távon mentális kimerüléshez, frusztrációhoz vezet.

• Stressz fokozódása:
  A multitasking állandó stresszhelyzetet teremt, mivel úgy érezzük, minden feladat sürgős, és egyiket sem végezzük igazán jól.

• Koncentrációs problémák:
  Ha folyamatosan multitaskingolsz, nehezen tudsz fókuszáltan dolgozni, és állandóan figyelmed elterelődik.

Ezek a tényezők együtt már rövid idő alatt is érzékelhető teljesítményromlást okoznak, hosszú távon pedig egyenes út vezet a vezetői kiégéshez.

Hogyan ismerd fel, hogy problémád van a multitaskinggal?

A multitasking problémái gyakran nem azonnal, hanem fokozatosan jelentkeznek. Érdemes figyelned az alábbi jelekre, amelyek arra utalnak, hogy túl sokat próbálsz egyszerre kezelni:

• Gyakori figyelemvesztés:
  A figyelmed rendszeresen elkalandozik, állandóan az egyik feladatról ugrálsz a másikra.

• Befejezetlen feladatok halmozódása:
  Folyamatosan új feladatokba kezdesz, de keveset fejezel be teljesen.

• Stresszes és elégedetlen vagy:
  Úgy érzed, hiába dolgozol egész nap, nem haladsz, és ez komoly stresszt, frusztrációt okoz.

• Hibák gyakorisága növekszik:
  Egyre gyakrabban követsz el hibákat, figyelmetlenségből fakadóan, ami további stresszhez vezet.

Ha ezek közül több pontban magadra ismersz, érdemes tudatosan változtatnod ezen a szokásodon.

Miért hatékonyabb az egyfeladatos munkavégzés (monotasking)?

A multitasking helyett az úgynevezett monotasking (egyfeladatos fókuszálás) sokkal egészségesebb és hatékonyabb módszer vezetőként. A monotasking azt jelenti, hogy egy időben kizárólag egyetlen feladatra összpontosítasz teljes figyelmeddel, amíg azt el nem végzed, vagy legalábbis nem érkezel egy természetes szünetpontig.

A monotasking előnyei vezetőként:

• Növeli a produktivitást:
  Teljes figyelemmel gyorsabban, alaposabban, kevesebb hibával dolgozol.

• Csökkenti a stresszt:
  Ha egyszerre egyetlen feladatra koncentrálsz, sokkal könnyebb nyugodtnak maradni, és jobban átlátod a folyamatot.

• Javítja a döntéshozatali képességet:
  Egyértelműbb a gondolkodásod, ha nem váltogatsz folyamatosan a feladatok között.

• Energiahatékonyabb:
  Ha egyetlen dologra fókuszálsz, jelentősen csökkented az agyad energiafelhasználását, így kevésbé merülsz ki a nap végére.

Hogyan szokj le a multitaskingról a kiégés elkerülése érdekében?

A multitasking látszólag segíthet gyorsabban dolgozni, a gyakorlatban viszont hosszú távon csökkenti a produktivitást, növeli a stresszt, és komoly mértékben hozzájárul a vezetői kiégéshez. Most részletesen bemutatjuk, hogyan építheted le tudatosan ezt a káros munkamódszert, és hogyan válhatsz fókuszáltabb, kiegyensúlyozottabb vezetővé.

1. Határozz meg fókuszált munkablokkokat!

A multitasking leküzdésének egyik leghatékonyabb eszköze a fókuszált, egyfeladatos munkablokkok tudatos kialakítása. Ez azt jelenti, hogy előre meghatározott időintervallumokban kizárólag egyetlen feladatra koncentrálsz.

Hogyan alkalmazd ezt a gyakorlatban?

• Tervezd meg előre a napodat:
  Például reggel 8-9 óra között tervezéssel, majd 9-10.30-ig stratégiai feladatokkal foglalkozz. Jelölj ki délutánra is legalább egy ilyen időszakot, hogy biztosan jusson időd fókuszált munkára.

• Legyen következetes a fókusz időblokkod:
  Mindig ragaszkodj az általad kijelölt időblokkokhoz, ne hagyd, hogy a feladatok össze-vissza keveredjenek.

• Kommunikáld másoknak is:
  Tájékoztasd kollégáidat, hogy ezeket az időszakokat tiszteletben tartsák, és csak sürgős esetben zavarjanak meg.

Ha következetesen betartod ezeket a fókuszált időszakokat, rövid idő alatt észreveszed majd, hogy csökken a stresszed, javul a koncentrációs képességed, és gyorsabban, kevesebb hibával végzed el a feladatokat

2. Zárd ki tudatosan a zavaró tényezőket!

A multitasking egyik legfőbb oka, hogy rengeteg zavaró tényező vesz körül minket: telefonok, e-mailek, chatüzenetek, közösségi média. Ezek miatt folyamatosan kizökkensz a fókuszból, és nehezen tudsz egy feladatra koncentrálni huzamosabb ideig.

Hogyan iktasd ki ezeket a zavaró tényezőket?

• Kapcsold ki az értesítéseket:
  Munka közben lehetőleg kapcsold ki telefonodon, számítógépeden az értesítéseket. Ha szükséges, használj „Ne zavarjanak” módot.

• Zárd be a felesleges ablakokat a számítógépeden:
  Csak azt a szoftvert vagy dokumentumot tartsd nyitva, amivel épp dolgozol.

• Kommunikáld előre a kollégáknak:
  Jelezd, hogy fókuszált munkát végzel, ezért csak sürgős esetben zavarhatnak meg. Ezzel nemcsak a te produktivitásodat növeled, de jó példát mutatsz a csapatodnak is.

Minél kevesebb a zavaró tényező, annál kevésbé leszel hajlamos a multitaskingra, így csökkentve a kiégés esélyét is.

3. Tudatosítsd a feladatváltásokat!

Természetesen nem minden feladatot lehet egyetlen fókuszidő alatt elvégezni. Ilyenkor az a legfontosabb, hogy tudatosítsd magadban a feladatok közötti váltást. Az agy számára ugyanis rendkívül energiaigényes, ha folyamatosan egyik feladatról a másikra ugrálsz anélkül, hogy valódi átmenetet biztosítanál.

Hogyan válts tudatosan feladatot?

• Hozz létre átmeneti időszakokat:
  Mindig adj magadnak néhány percet két feladat között, hogy lezárd az egyiket, és felkészülj a következőre. Például állj fel, mozogj kicsit, vagy vegyél néhány mély levegőt.

• Zárd le mentálisan is a feladatokat:
  Mondd ki magadban: „Ezzel most készen vagyok, a következő feladat következik.” Ez tudatosítja az agyad számára, hogy tiszta váltás történik, ezzel energiát takarítasz meg.

• Kerüld az állandó oda-vissza kapcsolgatást:
  Ha egy nagyobb feladatról váltasz át, jegyezd fel röviden, hol tartottál, hogy később könnyen visszatérhess rá.

Így a feladatváltások kevesebb stresszel járnak majd, és nem vezetnek mentális kimerüléshez.

4. Tanulj meg hatékonyan priorizálni!

A multitasking mögött sokszor az áll, hogy nem vagy biztos abban, melyik feladat igazán fontos. Ezért mindenre egyszerre próbálsz figyelni. A hatékony priorizálás segít abban, hogy egyértelműen tudd, mi az, amire tényleg koncentrálnod kell.

Hogyan priorizálj helyesen?

• Használd az Eisenhower-mátrixot:
  Kategorizáld feladataidat fontosság és sürgősség szerint. Az igazán fontos feladatokat végezd el elsőként, a kevésbé fontosakat delegáld, vagy halaszd későbbre.

• Határozd meg naponta a legfontosabb 3 feladatot:
  Minden nap jelöld ki azt a maximum 3 legfontosabb feladatot, amiknek a nap végére biztosan készen kell lenniük.

• Tudatosítsd, mi számít valóban fontosnak:
  Ne hagyd, hogy mások prioritásai határozzák meg a te napodat. Vezetőként világos elképzeléssel rendelkezz arról, mi visz előre téged és csapatodat.

Így kevesebb nyomás alatt érzed magad, és a multitaskingra is kevésbé lesz szükség.

5. Gyakorolj rendszeresen, légy türelmes!

A multitaskingról nem lehet egyik napról a másikra leszokni. Ezért légy türelmes önmagaddal, gyakorolj rendszeresen, és figyeld, hogyan változik meg idővel a hatékonyságod és stressz-szinted.

• Adj magadnak időt:
  A monotasking szokás kialakulása több hetet vagy akár hónapot is igénybe vehet, legyél türelmes önmagaddal!

• Figyeld az eredményeket:
  Naplózd, hogyan változik a teljesítményed, stressz-szinted, elégedettséged, ha tudatosan kerülöd a multitaskingot.

Láthatod, hogy a folyamatos multitasking hosszú távon káros, és növeli a vezetői kiégés kockázatát. Tudatosan válts monotaskingra, hogy valóban hatékony, kiegyensúlyozott és hosszú távon fenntartható munkamódszerekkel vezethesd csapatodat és vállalkozásodat.

Ne feledd:
A fókuszált munkavégzés nemcsak eredményesebbé, hanem kiegyensúlyozottabb vezetővé is tesz téged!

Ha személyes támogatásomat szeretnéd a kiégés megelőzése és kezelése témájában, akkor jelentkezz coaching ülésre.
Az első, 30 perces konzultáció díjtalan, melynek során áttekintjük az élethelyzetedet
és megbeszéljük az együttműködésünk részleteit.

Minden jog fenntartva kiégés infó weboldal (c) Hollenda Zsolt coach, tréner.

Az oldal tartalmának felhasználása csak Hollenda Zsolt előzetes írásos engedélyével lehetséges.